Con fecha 31 de mayo de 2022 se publicó en el Diario Oficial el Decreto Nº 39 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, el cual establece que la obligación del empleador de ingresar la documentación en el Registro Electrónico Laboral («REL») se suspenderá por el plazo de 18 o 20 meses, dependiendo de los documentos solicitados.
La documentación laboral que debe ser ingresada al portal de la Dirección del trabajo en un plazo de 18 meses, contados desde la publicación en el Diario Oficial del Reglamento presente en el Decreto 37 del Ministerio Del Trabajo y Previsión Social, es decir, desde el día 28 de octubre de 2021, esto es, hasta el día 01 de abril de 2023, comprende los siguientes documentos:
A. Contratos de Trabajo.
B. Anexos de contratos de Trabajo.
C. Terminaciones de Contrato de Trabajo.
D. Libro de Remuneraciones Electrónico.
El empleador deberá registrar de manera estandarizada y mensual, los pagos de remuneraciones, asignaciones, otros beneficios e indemnizaciones, efectuados a sus respectivos trabajadores.
El registro deberá hacerse en forma mensual, dentro de los primeros quince días del mes siguiente al respectivo pago.
E. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Debe incluir, a lo menos, la siguiente información: Individualización del empleador;
Fecha de publicación y notificación a los trabajadores;
Mecanismo de difusión;
Declaración de cumplir con el contenido mínimo legal, y
Copia del mencionado reglamento.
El registro deberá realizarse dentro de los cinco días siguientes al inicio de la vigencia del referido reglamento.
La documentación laboral que debe ser ingresada al portal de la Dirección del trabajo en un plazo de 20 meses contados desde la publicación del Decreto previamente mencionado, esto es, hasta el día 01 de junio de 2023, es la siguiente:
A. Comité Paritario de Higiene y Seguridad:
Debe incluir, a lo menos, la siguiente información:
Nombre de los representantes patronales designados, y de los representantes de los trabajadores elegidos; y
Acta de elección de los representantes de los trabajadores.
El registro deberá completarse en el plazo de quince días contado desde la elección de los representantes del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
B. Comité Bipartito de Capacitación:
Para empresas que tengan contratados a 15 o más trabajadores.
Se debe indicar fecha de constitución y nombres de los integrantes que lo conforman.
El registro deberá completarse en el plazo de quince días contado desde la constitución del Comité Bipartito de Capacitación.
C. Pactos especiales de condiciones de trabajo:
En caso de corresponder, y dentro de los cinco días siguientes a la suscripción de un pacto sobre condiciones especiales de trabajo.
Debe incluir a lo menos la siguiente información: Individualización de las partes;
Fecha de suscripción del pacto;
Materias objeto del pacto;
Procedencia de aplicación a trabajadores sin afiliación sindical;
Vigencia del pacto, y
Copia del mencionado pacto.
D. Sanciones en contra de trabajadores.
Amonestación verbal o escrita y multa de hasta el veinticinco por ciento de la remuneración diaria.
Debe incluir, a lo menos, la siguiente información: Individualización del trabajador;
Fecha de aplicación de la medida; y
Tipo de medida aplicada.
El registro deberá completarse en el plazo de quince días desde la adopción de la respectiva sanción.
E. Instrumentos Colectivos: El empleador deberá registrar los instrumentos colectivos vigentes en la empresa, dentro de un plazo de cinco días contados desde su suscripción.
Debe incluir, a lo menos, la siguiente información:
Individualización de las partes;
Fecha de suscripción;
Vigencia;
Existencia o no de pactos de extensión de beneficios;
Nómina de trabajadores involucrados y
Copia del mencionado instrumento, con lo cual se entenderá cumplida la obligación dispuesta en el inciso final del artículo 320 del Código del Trabajo.
F. Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos
Lo anterior deberá informarse dentro del plazo de quince días contado desde que culmina el hecho que motiva el registro, esto es, el término del mes calendario en el caso del registro de asistencia, el término del feriado que hizo uso el trabajador solicitante, la recepción del formulario de la licencia médica, o el término del permiso concedido, según corresponda.
Para efectos de lo anterior, deberá indicar, como mínimo, los siguientes datos: Individualización del trabajador;
En caso del registro de asistencia, detalle de este del mes calendario respectivo;
En el caso de feriado, licencia médica y permisos, periodo de tiempo en que no prestó servicios y motivo de la ausencia; y
En caso que la ausencia se deba a licencia médica, bastará la sola constancia de su presentación por parte del empleador ante la entidad de salud correspondiente.
Documentos opcionales que pueden ser ingresados al portal de la Dirección del Trabajo:
A. Finiquito laboral.
El finiquito firmado y ratificado por el trabajador ante ministro de fe podrá ser registrado por el empleador, preferentemente, dentro de los quince días siguientes a su suscripción.
Para efectos de lo anterior, deberá indicar, como mínimo, los siguientes datos:
Causal de terminación invocada;
Los pagos a que hubiere dado lugar;
En su caso, las sumas que hubieren quedado pendientes y la reserva de derechos que el trabajador hubiere formulado, y
Los descuentos a los cuales hubiere dado lugar.
B. Sentencia judicial en que se declare la existencia de Empleador Único.
Los empleadores podrán registrar las sentencias judiciales definitivas firmes y ejecutoriadas que declaren la existencia de empleador único y que les afecten.
Para efectos de lo anterior, deberá indicar, como mínimo, los siguientes datos:
Los empleadores involucrados;
Identificación del tribunal, RIT de la causa y fecha de la sentencia, y, en su caso, la misma información relativa a los fallos de la Corte de Apelaciones correspondiente y de la Corte Suprema.
Toda la documentación señalada, suscrita y generada por las partes a través del sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, se entenderá igualmente registrada.
Sin perjuicio de los plazos indicados previamente, recomendamos realizar la digitalización de manera paulatina, con el fin de evitar los retrasos emanados del gran tráfico en el portal de la Dirección en las últimas semanas designadas para ello. Asimismo, en caso de que actualmente se estén ingresando los documentos mencionados, recomendamos continuar con dicho procedimiento, inclusive si no son documentos de digitalización obligatorios.
